組織的な業務を進めるために〜各部門の業務を有機的に結びつける陸上自衛隊式業務予定

複数部門にまたがるプロジェクトを円滑に進める

皆さんの会社などで、複数部門と協力しながら一つの成果物を作ることもあるのではないでしょうか。
そんなプロジェクトのリーダーになった時、機能の異なる各部門の業務をどうやってまとめていくか、頭を悩ませることもあるかもしれません。
陸上自衛隊でも作戦計画を作るときには、作戦、情報、人事、兵站のそれぞれの幕僚が協力して一つの計画を作成しますが、この機能の異なる部署の活動をまとめるために、幕僚長（幕僚活動をまとめ上げる人）は業務予定を作成します。
「業務予定」と聞くと、To Doリストを時系列に並べたようなものを想像するかもしれませんが、陸自式のものは、ただ業務を羅列しただけではありません。
各部署の活動を有機的に統合して、効率的に業務を進めることを着眼に業務予定を作成します。
そして、作成した業務予定は活動期間中の節目ごとに見直しながら、最終的な成果物を作り上げていきます。
今回の記事では、皆さんの会社でも応用できる陸自式の業務予定について解説したいと思います。

逆行的に作るのが基本

大まかな全体業務予定を作る

業務予定の基本は「逆行的」に考えること。
つまり、「最終的な成果物はいつ完成させなければならないか？」を基準に、「そのためには、何がいつまでに完了しておかなければならないか？」と時間を遡りながら作っていきます。
例えば、２週間後に最終報告すべきプロジェクトがあったとします。
その場合、２週間後にいきなり報告すると、その場でダメ出しをくらう可能性もあるので、途中で中間報告の場を設け、進捗報告をしつつ方向性が上司の意向と合っているか確認する必要があります。
さらに、成果物の方向性について、プロジェクト参加者の意識を合わせるミーティングをスタート時点で設けておく必要がありますよね。
ここまでで、最終報告、中間報告、キックオフミーティングの３つのマイルストーンが設定されました。
が、これでOKではなく、中間報告前、最終報告前には、プロジェクトリーダーがそれぞれの部門の成果物を統合する作業を行なって、プロジェクト参加者全員で確認する場を設けなければなりません。
この時点でプロジェクトリーダーは、各部門のリーダに３つのマイルストーンと中間・最終報告前の事前確認を基準に各部門の業務予定を作成するよう依頼します。

各部門の業務予定を作る

各部門のリーダーは、全体のマイルストーンを基準に自分たちの業務予定を作っていきます。
ここでも同じく逆行的に作っていくのですが、より詳細化することが大事になります。
また、関係する他の部門との調整やすり合わせも必要になってくると思います。
陸上自衛隊の場合だと、情報幕僚チームの成果物を受けて作戦幕僚が業務を開始するものもあるので、両者が密接に連携しなければなりません。
このため、作戦幕僚と情報幕僚の調整の場を設けたりします。
このように、各部門間で調整しながら各々の業務予定を作成したのち、プロジェクトリーダーにそれぞれの業務予定を提出します。

全体調整して業務予定を完成

プロジェクトリーダーは、各部門のリーダーから提出された業務予定を確認します。
確認する時は、プロジェクトチームの業務予定を作成しながら行いますが、この時、予定表の一番上に全般業務、その下に部門ごとの予定を展開させ、それぞれの活動の期限、プロジェクトリーダーへの報告の時期などを調整しつつ、各部門間の連携に抜け漏れがないかをチェックしていきます。
プロジェクトリーダーが全体調整した業務予定を、チームリーダーに説明して業務予定は一応完成となります。

作りっぱなしはダメ

業務予定が完成したら、あとはそれに従って実行するのみ！
ですが、作りっぱなしはNG。
全て予定通りに進むとは限りません。
しかも、各部門の業務を有機的に結びつけているので、ある部門の一つの業務の遅れが、全体の作業を遅らせてしまうこともあります。
そんな時でも幕僚長（プロジェクトリーダー）は、最終的な期日に間に合うよう全般業務をコーディネイトしつつ、業務予定を修正していかなければなりません。
そして業務予定を修正した時には、各部門のリーダーを集めてハドルを組み、次の結節と完了すべき業務内容の認識を短時間で共有するようにします。
これを繰り返すことで、十分な内容を持った成果物を期日までに仕上げることができるようになります。

まとめ

いかがだったでしょうか。
陸上自衛隊の幕僚活動で作成する業務予定について解説しましたが、皆さんの会社でも適用できるものだと思います。
内容の伴う成果物が期限までに得られるのはもちろんのこと、部門の垣根を超えた一体感も得られる優れものですよ。
今までなんとなくプロジェクトを進めていたのであれば、この手法を一度試してみて下さい！